ДОКУМЕНТЫ СУДА
Положение о порядке выдачи копий судебных актов, справок, подлинных документов, судебных дел для ознакомления из архива суда.
Положение о порядке выдачи копий судебных актов, справок, подлинных документов, судебных дел для ознакомления из архива суда.
Утвержденоприказом председателяЗадонского районного
судаЛипецкой областиот 15 мая 2023 г. № 70 Положение
о
порядке выдачи копий судебных
актов, справок, подлинных документов, судебных дел для ознакомления из архива
суда. 1. Использование
документов архива суда проводится только с разрешения председателя суда.
Работник отдела, ответственный за работу архива суда: выдает
документальные материалы в структурные подразделения;направляет
на основании письменного запроса материалы в другие органы, организации и
учреждения по указанию председателя суда (судебной коллегии);информирует
председателя суда о составе и содержании документальных материалов;выдает
справки и выписки из архивных документов.2.
Работники, получившие документальные материалы, отвечают за их сохранность.3.
Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных
копий или копий на бумажном носителе, которые создаются на основе рабочего
экземпляра контейнера электронного документа. На архивных копиях, включая
архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры
проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись
и оттиск печати - на обороте последнего листа копии.По
запросу лиц, имеющих право на получение копий документов, и при наличии
технической возможности архивные справки (выписки) могут выдаваться в
электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по
информационно-телекоммуникационным сетям.4.
Порядок хранения в архиве суда изъятых у лиц, содержащихся под стражей,
паспортов, военных билетов и депутатских удостоверений, орденских книжек и
других личных документов, а также выдачи копий документов и выписок по запросам
организаций, учреждений и физических лиц определяется в соответствии с
п. 11.13, 12.4, 12.5 Инструкции по судебному делопроизводству в районном
суде, утвержденной приказом Судебного департамента от 29 апреля 2003 г. N 36.Документы,
без необходимости приобщенные следователем или дознавателем к делу (изъятые в
ходе расследования дела и не приобщенные к материалам дела в качестве
вещественных доказательств), с разрешения председателя суда или его заместителя
могут быть выданы их законным владельцам.5.
Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются
заинтересованным учреждениям по запросам.6.
Выдача дел, находящихся в архиве суда, производится по письменным заявкам судей
и руководителей подразделений под роспись в книге учета выдачи документов во
временное пользование. Выдача дел производится с письменного разрешения
председателя суда или его заместителя. На выданное дело заводится карточка-заместитель,
к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В
ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено,
дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста
архива, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более одного месяца.7.
Выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с его материалами
лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами
осуществляется в порядке, установленном председателем суда.8.
Ознакомление с судебным делом производится в помещении суда в обстановке,
исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного
дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений. 9.
Ознакомление
лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами с
аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к судебному делу, производится по
их письменному заявлению в порядке, предусмотренном пунктами 11.5
и 11.6 настоящей Инструкции.10. Ознакомление с аудиозаписью судебного
заседания производится в специально оборудованном для этой цели помещении суда
в присутствии работника архива суда путем предоставления возможности
прослушивания соответствующей аудиозаписи с использованием необходимых
технических средств.11.
Судебные дела (иные материалы), находящиеся на архивном хранении, выдаются для
ознакомления в помещении суда на основании письменного заявления и при
предъявлении документов согласно приложению N 1 к Инструкции по судебному
делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента
от 29.04.2003 N 36.Право
на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с
использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:обвиняемым,
подсудимым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям (п. 13 ч. 4
ст. 47, п. 7 ч. 1 ст. 53 УПК РФ);потерпевшим
(п. 12 ч. 2 ст. 42 УПК РФ);гражданскому
истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к
предъявленному им гражданскому иску (п. 13 ч. 4 ст. 44 УПК РФ);гражданскому
ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые
касаются гражданского иска (п. 9 ч. 2 ст. 54, ч. 2 ст. 55 УПК РФ);сторонам
и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям (ч. 1
ст. 35 ГПК РФ);реабилитированным
лицам, а с их согласия или в случае их смерти - родственникам (иждивенцам) в
части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел
и получения с них копий (ст. 11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991
N 1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий").Все
перечисленные лица снимают копии по письменному заявлению. Данное письменное
заявление с разрешающей резолюцией председателя суда (его заместителя),
подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве суда. В случае
предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.Снятые
перечисленными лицами за свой счет копии с материалов судебного дела, в том
числе с помощью технических средств, судом не заверяются.12.
Лица, перечисленные в п.7 данной Инструкции, делают письменную отметку о своем
ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем
основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к
делу специалистом архива и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе
указанных лиц от подписи запись об ознакомлении производится специалистом
архива. После ознакомления с судебным делом (иными
материалами) уполномоченный работник архива суда в присутствии лица, которое
ознакомилось с судебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного
дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении о том, что
дело возвращено. В случае если после возвращения дела уполномоченным работником
аппарата суда выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в
них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда
либо его заместителю.13.
Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве суда, лицам,
участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения
судьи, в производстве которого находилось дело, или председателя суда (его
заместителя). Выдача таких копий из судебного дела специалистом архива иным
лицам и организациям производится по письменному запросу или заявлению на
основании резолюции председателя суда (его заместителя).С
приговора, решения, определения или постановления, вынесенного по делу,
снимаются копии, которые заверяются подписями судьи и секретаря суда либо иного
уполномоченного работника аппарата суда и гербовой печатью суда.Изготовление
заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется
уполномоченными работниками архива суда. В правом верхнем углу первого листа
документа проставляется штамп "КОПИЯ".В
случае, если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора,
решения, определения, постановления) делается об этом отметка. На копии
судебного акта также делается отметка о дате вступления его в законную силу и
указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого
суда находится дело.14. Копии
запрашиваемых судебных актов, копии аудиозаписи судебных заседаний
изготавливаются работником архива суда в срок не более тридцати рабочих дней со
дня поступления соответствующего заявления.Изготовленные,
но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются
для отправки по почте.Лицо,
получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В
случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия
сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются
соответствующие отметки в справочном листе.Повторная
выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений,
судебных приказов) осуществляется по письменному мотивированному заявлению лица
в установленном председателем суда порядке. Другие, не установленные настоящей
Инструкцией, правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи
подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок,
копий судебных актов, вступивших в законную силу, определяются председателем
суда.15.
Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются
прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа
копии документа, или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной
стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с
заверительной надписью "пронумеровано и скреплено печатью листов,
подпись" с указанием суда, которым выдается копия документа, подпись
скрепляется печатью суда с воспроизведением Государственного герба Российской
Федерации. Печать и штамп "Копия верна" ставят таким образом, чтобы
частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место
скрепления.Выдаваемые
судом копии документов должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены
печатью. На копии указывается, в каком деле подшит подлинный документ. Лицо,
получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления
копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.16.
Изготовление и
выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному
заявлению лиц, участвующих в деле, их представителей (сторон, иных участников
судебного разбирательства) и за их счет в порядке, установленном председателем
суда.На письменном заявлении председатель суда (его заместитель)
делает соответствующую отметку о поручении работнику архива суда изготовить и
выдать копию аудиозаписи судебного заседания. Данное заявление подшивается в
дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление,
представляет в суд материальный носитель информации (флеш-карта, диск CD-R, DVD
и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется
в соответствующем суде).Представленные в суд материальные носители информации не
должны содержать какую-либо информацию. В целях безопасности перед записью
представленный в суд материальный носитель может быть отформатирован
уполномоченным работником аппарата суда, ответственным за изготовление и выдачу
копии аудиозаписи, после предварительного уведомления лица, подавшего
соответствующее заявление.17.
Копия
аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.18. После
выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об
изготовлении и выдаче работником архива суда делается отметка об изготовлении и
выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая
расписка о получении. Данное заявление приобщается к судебному делу, при этом
делается соответствующая отметка в листе использования документов.Неполученная
заявителем копия аудиозаписи судебного заседания по почте не направляется.Электронный
носитель информации, с которого изготавливалась копия, должен быть вшит в дело
(приобщен к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с
указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписан работником,
ответственным за работу архива суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность
электронного носителя от повреждений и порчи.19.
Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом
заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского
судопроизводства и участниками производства по делам об административных
правонарушениях, а также письменные справки по делам выдаются им
уполномоченными работниками архива суда на основании письменного заявления; а
судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия - на основании
мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных
законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче
подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция
председателя суда (или его заместителя).Взамен
выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой
печатью суда.При
выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны
указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его
процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В
получении документа, это лицо должно расписаться и проставить дату получения.
Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить
подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в
дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.Документы,
на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные
копии подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа по почте
заказным письмом, в дело также подшивается копия сопроводительного письма с
исходящим номером и датой.20. Порядок
и сроки выдачи подлинных документов, их заверенных копий, архивных справок (приложение N 33 к настоящей Инструкции)
устанавливаются председателем суда.Выдача
письменных доказательств, не возвращенных представившим их лицам до передачи
дела в архив суда, по просьбе этих лиц осуществляется в таком же порядке.21. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено
право истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда или его
заместителя судебные дела направляются им в трехдневный срок.В
случае направления документа почтой, в дело подшивается копия сопроводительного
письма.22.
Назначенный работник архива суда обязан контролировать возврат дел в архив и не
реже одного раза в месяц докладывать председателю суда.До
возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного
письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.В
журнале выдачи дел из архива суда отмечается: когда, кому и по какому запросу
дело направлено, когда и кем оно возвращено в суд.
опубликовано 11.04.2025 16:34 (МСК)
